Memorize these building blocks. Mix and match them to write any email the SDS asks for.
Anreden (Greetings)#
| Deutsch | When to use |
|---|
| Sehr geehrte Damen und Herren, | Don’t know the name |
| Sehr geehrte Frau Meier, | Know the woman’s name |
| Sehr geehrter Herr Schmidt, | Know the man’s name |
| Deutsch | When to use |
|---|
| Guten Tag Frau/Herr [Name], | Polite but slightly less formal |
| Liebe Frau Meier, / Lieber Herr Schmidt, | Know them a bit |
| Deutsch | When to use |
|---|
| Hallo [Name], | Colleague, acquaintance |
| Liebe/Lieber [Name], | Friend |
| Hi [Name], | Close friend |
Einleitungssätze (Opening Lines)#
Anlass des Schreibens nennen (Stating why you write)#
| Deutsch | English |
|---|
| Ich schreibe Ihnen, weil… | I’m writing to you because… |
| Ich möchte Sie informieren, dass… | I’d like to inform you that… |
| Hiermit möchte ich… | Hereby I would like to… |
| Ich wende mich an Sie, weil… | I’m reaching out to you because… |
Auf etwas reagieren (Responding to something)#
| Deutsch | English |
|---|
| Vielen Dank für Ihre E-Mail / Nachricht. | Thank you for your email/message. |
| Vielen Dank für die Einladung. | Thank you for the invitation. |
| Bezugnehmend auf Ihr Inserat… | With reference to your ad… |
| Ich habe Ihre Anzeige gelesen und… | I read your advertisement and… |
Bitten (Requests)#
| Deutsch | English | Formality |
|---|
| Könnten Sie mir bitte…? | Could you please…? | Very formal |
| Wäre es möglich, dass…? | Would it be possible that…? | Formal |
| Ich bitte Sie um… | I ask you for… | Formal |
| Ich würde gerne wissen, ob… | I would like to know whether… | Formal |
| Können Sie mir sagen, wann/wo/wie…? | Can you tell me when/where/how…? | Neutral |
| Kannst du mir bitte…? | Can you please…? | Informal |
Sich entschuldigen (Apologizing)#
| Deutsch | English |
|---|
| Leider kann ich nicht kommen. | Unfortunately I can’t come. |
| Es tut mir leid, dass… | I’m sorry that… |
| Ich bitte um Entschuldigung. | I apologize. |
| Ich muss mich leider abmelden. | Unfortunately I have to cancel. |
| Entschuldigen Sie die Umstände. | Excuse the inconvenience. |
Gründe nennen (Explaining Reasons)#
| Deutsch | English |
|---|
| Der Grund ist, dass… | The reason is that… |
| …weil ich arbeiten muss. | …because I have to work. |
| …weil mein Kind krank ist. | …because my child is sick. |
| …da ich an diesem Tag einen Termin habe. | …since I have an appointment that day. |
| Leider ist es mir nicht möglich, weil… | Unfortunately it’s not possible for me because… |
Vorschlagen (Suggesting / Proposing)#
| Deutsch | English |
|---|
| Wäre [Tag/Uhrzeit] möglich? | Would [day/time] be possible? |
| Ich könnte am… kommen. | I could come on… |
| Wie wäre es mit…? | How about…? |
| Ich schlage vor, dass… | I suggest that… |
| [Tag] oder [Tag] wäre gut für mich. | [Day] or [day] would work for me. |
| Könnten wir einen anderen Termin finden? | Could we find a different appointment? |
Fragen stellen (Asking Questions)#
| Deutsch | English |
|---|
| Ich hätte einige Fragen: | I have some questions: |
| Könnten Sie mir sagen, ob…? | Could you tell me whether…? |
| Mich interessiert, wie/wann/wo… | I’m interested in how/when/where… |
| Gibt es die Möglichkeit, dass…? | Is there the possibility that…? |
| Was kostet…? / Wie viel kostet…? | How much does… cost? |
| Wann findet… statt? | When does… take place? |
| Welche Unterlagen brauche ich? | Which documents do I need? |
Schlusssätze (Closing Lines)#
| Deutsch | English | Use when |
|---|
| Vielen Dank im Voraus. | Thank you in advance. | Requesting something |
| Ich freue mich auf Ihre Antwort. | I look forward to your reply. | General |
| Vielen Dank für Ihr Verständnis. | Thank you for your understanding. | Canceling/apologizing |
| Für Rückfragen stehe ich gerne zur Verfügung. | I’m happy to answer any questions. | Very formal |
| Ich hoffe auf eine positive Antwort. | I hope for a positive answer. | Applications |
| Bitte geben Sie mir Bescheid. | Please let me know. | Neutral |
| Bis bald! | See you soon! | Informal |
- Freundliche Grüsse (most common in CH)
- Mit freundlichen Grüssen (DE standard)
- Mit besten Grüssen
- Beste Grüsse
- Herzliche Grüsse
- Liebe Grüsse
- Viele Grüsse
- LG (text messages only)
- Bis bald
Komplettes E-Mail-Beispiel (Complete Email Assembly Example)#
[Anrede] → Sehr geehrte Frau Müller,
[Einleitung] → vielen Dank für Ihre E-Mail.
[Hauptteil] → Leider kann ich am Freitag nicht kommen,
weil ich arbeiten muss.
[Bitte] → Könnten Sie mir einen neuen Termin geben?
[Vorschlag] → Montag oder Dienstag wäre gut für mich.
[Schluss] → Vielen Dank für Ihr Verständnis.
[Gruss] → Freundliche Grüsse
[Name] → Andrei Surname