Memorize these building blocks. Mix and match them to write any email the SDS asks for.

Anreden (Greetings)

Formell (Formal)

Deutsch When to use
Sehr geehrte Damen und Herren, Don’t know the name
Sehr geehrte Frau Meier, Know the woman’s name
Sehr geehrter Herr Schmidt, Know the man’s name

Halbformell (Semi-formal)

Deutsch When to use
Guten Tag Frau/Herr [Name], Polite but slightly less formal
Liebe Frau Meier, / Lieber Herr Schmidt, Know them a bit

Informell (Informal)

Deutsch When to use
Hallo [Name], Colleague, acquaintance
Liebe/Lieber [Name], Friend
Hi [Name], Close friend

Einleitungssätze (Opening Lines)

Anlass des Schreibens nennen (Stating why you write)

Deutsch English
Ich schreibe Ihnen, weil… I’m writing to you because…
Ich möchte Sie informieren, dass… I’d like to inform you that…
Hiermit möchte ich… Hereby I would like to…
Ich wende mich an Sie, weil… I’m reaching out to you because…

Auf etwas reagieren (Responding to something)

Deutsch English
Vielen Dank für Ihre E-Mail / Nachricht. Thank you for your email/message.
Vielen Dank für die Einladung. Thank you for the invitation.
Bezugnehmend auf Ihr Inserat… With reference to your ad…
Ich habe Ihre Anzeige gelesen und… I read your advertisement and…

Bitten (Requests)

Deutsch English Formality
Könnten Sie mir bitte…? Could you please…? Very formal
Wäre es möglich, dass…? Would it be possible that…? Formal
Ich bitte Sie um… I ask you for… Formal
Ich würde gerne wissen, ob… I would like to know whether… Formal
Können Sie mir sagen, wann/wo/wie…? Can you tell me when/where/how…? Neutral
Kannst du mir bitte…? Can you please…? Informal

Sich entschuldigen (Apologizing)

Deutsch English
Leider kann ich nicht kommen. Unfortunately I can’t come.
Es tut mir leid, dass… I’m sorry that…
Ich bitte um Entschuldigung. I apologize.
Ich muss mich leider abmelden. Unfortunately I have to cancel.
Entschuldigen Sie die Umstände. Excuse the inconvenience.

Gründe nennen (Explaining Reasons)

Deutsch English
Der Grund ist, dass… The reason is that…
…weil ich arbeiten muss. …because I have to work.
…weil mein Kind krank ist. …because my child is sick.
…da ich an diesem Tag einen Termin habe. …since I have an appointment that day.
Leider ist es mir nicht möglich, weil… Unfortunately it’s not possible for me because…

Vorschlagen (Suggesting / Proposing)

Deutsch English
Wäre [Tag/Uhrzeit] möglich? Would [day/time] be possible?
Ich könnte am… kommen. I could come on…
Wie wäre es mit…? How about…?
Ich schlage vor, dass… I suggest that…
[Tag] oder [Tag] wäre gut für mich. [Day] or [day] would work for me.
Könnten wir einen anderen Termin finden? Could we find a different appointment?

Fragen stellen (Asking Questions)

Deutsch English
Ich hätte einige Fragen: I have some questions:
Könnten Sie mir sagen, ob…? Could you tell me whether…?
Mich interessiert, wie/wann/wo… I’m interested in how/when/where…
Gibt es die Möglichkeit, dass…? Is there the possibility that…?
Was kostet…? / Wie viel kostet…? How much does… cost?
Wann findet… statt? When does… take place?
Welche Unterlagen brauche ich? Which documents do I need?

Schlusssätze (Closing Lines)

Deutsch English Use when
Vielen Dank im Voraus. Thank you in advance. Requesting something
Ich freue mich auf Ihre Antwort. I look forward to your reply. General
Vielen Dank für Ihr Verständnis. Thank you for your understanding. Canceling/apologizing
Für Rückfragen stehe ich gerne zur Verfügung. I’m happy to answer any questions. Very formal
Ich hoffe auf eine positive Antwort. I hope for a positive answer. Applications
Bitte geben Sie mir Bescheid. Please let me know. Neutral
Bis bald! See you soon! Informal

Grussformeln (Sign-Offs)

Formell (Formal)

  • Freundliche Grüsse (most common in CH)
  • Mit freundlichen Grüssen (DE standard)
  • Mit besten Grüssen

Halbformell (Semi-formal)

  • Beste Grüsse
  • Herzliche Grüsse

Informell (Informal)

  • Liebe Grüsse
  • Viele Grüsse
  • LG (text messages only)
  • Bis bald

Komplettes E-Mail-Beispiel (Complete Email Assembly Example)

[Anrede]        → Sehr geehrte Frau Müller,
[Einleitung]    → vielen Dank für Ihre E-Mail.
[Hauptteil]     → Leider kann ich am Freitag nicht kommen,
                   weil ich arbeiten muss.
[Bitte]         → Könnten Sie mir einen neuen Termin geben?
[Vorschlag]     → Montag oder Dienstag wäre gut für mich.
[Schluss]       → Vielen Dank für Ihr Verständnis.
[Gruss]         → Freundliche Grüsse
[Name]          → Andrei Surname