In the SDS, choosing the right register matters. Here’s when to use formal vs. informal German.
Wann formell? (When to Use Formal — Sie)
| Situation | Beispiel (Example Recipient) |
|---|---|
| Employer / boss | Arbeitgeber, Chef/in |
| Authorities / offices | Gemeinde, Migrationsamt, Krankenkasse |
| Landlord / property management | Vermieter, Verwaltung |
| School (teacher, principal) | Lehrer/in, Schulleitung |
| Doctor / medical staff | Arzt/Ärztin, Praxis |
| Service providers | Bank, Post, Versicherung |
| Strangers / unknown recipients | “Damen und Herren” |
| Job applications | HR, hiring manager |
Rule of thumb: If you don’t know the person well, or it’s a professional/official context → use Sie.
Wann informell? (When to Use Informal — du)
| Situation | Beispiel (Example Recipient) |
|---|---|
| Friends | Freunde, Bekannte |
| Close colleagues | Arbeitskollegen (if they offer “du”) |
| Family | Familie, Verwandte |
| Children | Kinder, Jugendliche |
| Text messages to friends | WhatsApp, SMS |
| Social media (often) | Online communities |
In Switzerland: Many workplaces use “du” more quickly than in Germany. But in writing (especially to authorities/employers), always start with “Sie” unless told otherwise.
Wichtige Unterschiede (Key Differences)
Pronomen (Pronouns)
| Formell (Formal) | Informell (Informal) |
|---|---|
| Sie (always capitalized) | du (lowercase in emails) |
| Ihr (your) | dein (your) |
| Ihnen (to you) | dir (to you) |
Verbformen (Verb Forms)
| Formell (Formal) | Informell (Informal) |
|---|---|
| Sie haben | du hast |
| Sie sind | du bist |
| Sie können | du kannst |
| Sie möchten | du möchtest |
| Sie wissen | du weisst |
Begrüssungen (Greetings)
| Formell (Formal) | Informell (Informal) |
|---|---|
| Sehr geehrte Frau/Herr… | Liebe/Lieber… |
| Guten Tag | Hallo / Hi |
Grussformeln (Sign-Offs)
| Formell (Formal) | Informell (Informal) |
|---|---|
| Freundliche Grüsse | Liebe Grüsse |
| Mit freundlichen Grüssen | Viele Grüsse / LG |
| Mit besten Grüssen | Bis bald / Tschüss |
Bitten (Requests)
| Formell (Formal) | Informell (Informal) |
|---|---|
| Könnten Sie mir bitte…? | Kannst du mir bitte…? |
| Ich bitte Sie um… | Ich bitte dich um… |
| Wäre es möglich, dass Sie…? | Wäre es möglich, dass du…? |
| Ich würde Sie bitten, … | Könntest du bitte…? |
Vergleich: Gleiche E-Mail formell vs. informell (Side-by-Side Comparison)
Formell — an den Arbeitgeber (Formal — to Employer)
Sehr geehrte Frau Berger,
ich schreibe Ihnen, weil ich am Freitag leider nicht ins Büro kommen kann. Ich habe einen wichtigen Arzttermin, den ich nicht verschieben kann.
Ich werde von zu Hause aus arbeiten, falls das möglich ist. Könnten Sie mir bitte Bescheid geben?
Vielen Dank für Ihr Verständnis.
Freundliche Grüsse Andrei Surname
Informell — an Kollegen/Freund (Informal — to Colleague/Friend)
Hallo Marco,
ich kann am Freitag leider nicht ins Büro kommen. Ich habe einen Arzttermin, den ich nicht verschieben kann.
Kannst du mir bitte sagen, ob das Team-Meeting verschoben wird?
Danke und liebe Grüsse Andrei
SDS-Prüfungstipp (Exam Tip)
When in doubt → formal. In the SDS, most writing prompts involve professional/official situations. Using formal register shows competence and is never wrong. Being too informal in a formal context loses points.
The only informal prompts are:
- Reply to a text message from a friend (A1)
- Informal invitation from a neighbor
Everything else: formal (Sie).